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Réponse téléphonique par IA pour les cliniques : ce qu’entendent les patients et ce que la loi exige

Comment un système téléphonique à IA répond aux appels courants d’une clinique avec une voix naturelle, transmet tout ce qui est clinique à l’équipe, et les questions de confidentialité à poser d’abord.

L’essentiel

  • Un téléphone qui sonne éloigne le personnel du patient devant lui, et aux heures de pointe, certains appels restent sans réponse.
  • Un système téléphonique à IA répond aux appels courants en parallèle, à toute heure, prend et modifie les rendez-vous, et consigne chaque appel dans les systèmes de la clinique.
  • Tout ce qui est clinique est reconnu et transmis à une personne, avec ce qui a été dit.
  • Dites aux appelants qu’ils parlent à un assistant automatisé, et n’enregistrez les appels qu’avec avis et consentement.

Ce que coûte le téléphone

Pour la plupart des cliniques, le téléphone est à la fois la porte d’entrée et la plus grande interruption. Chaque appel pris à l’accueil retire quelqu’un au patient qui attend devant lui. Chaque appel manqué à l’heure de pointe est un rendez-vous, une question ou un nouveau patient qui ne rappellera peut-être pas.

Ce que fait un système téléphonique à IA

Appels courants et appels cliniques, traités différemment

AppelCe qui se passe
Prendre, déplacer ou annuler un rendez-vousTraité de bout en bout et inscrit à l’horaire.
Heures, itinéraire, consignes de préparationRépondu à partir de l’information approuvée par la clinique.
Une demande de nouveau patientRépondue, qualifiée et consignée, prête pour l’équipe.
Un appel dans une autre langueRépondu dans la langue de l’appelant, parmi plus de trente.
Tout ce qui est cliniqueReconnu et transmis à l’équipe clinique, avec la conversation.
Le système téléphonique S.M.A.R.T. : Smart Message and Assistance, Real-Voice Telephone.

Ce que les patients devraient entendre

Les patients méritent de savoir quand ils parlent à un assistant automatisé, et de joindre une personne au besoin. Les meilleurs systèmes l’annoncent dès le départ, ont une voix naturelle, gardent le ton de la clinique et passent le relais avec aisance. Une clinique devrait approuver les mots qu’emploie son système téléphonique, comme elle approuve son site Web.

Les questions de confidentialité

  • Enregistrement, avis et consentement. Dites aux appelants que l’appel est enregistré et pourquoi, et obtenez leur consentement, comme l’attend le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en vertu de la LPRPDE.
  • Ententes. Le fournisseur traite des renseignements de santé, donc la même entente s’applique qu’à tout autre système : un business associate agreement (BAA) aux États-Unis, une entente de mandataire ou de service au Canada.
  • Emplacement des données et entraînement. Où sont stockés les enregistrements et les transcriptions, pendant combien de temps, et un engagement écrit qu’ils ne servent jamais à entraîner l’IA.
  • Limites cliniques. Une règle claire : tout ce qui est clinique parvient à un clinicien.

Nos guides sur les lois canadiennes sur la vie privée et l’IA et sur la HIPAA et l’IA vont plus loin.

Questions fréquentes

Une IA peut-elle répondre au téléphone de ma clinique?

Oui, pour les appels courants. Un système téléphonique à IA peut répondre en parallèle à toute heure, prendre et modifier des rendez-vous, répondre aux questions fréquentes et consigner les appels dans vos systèmes, tout en transmettant à votre équipe ce qui est clinique.

Les patients sauront-ils qu’ils parlent à une IA?

Ils devraient le savoir. Dites aux appelants dès le départ qu’ils parlent à un assistant automatisé, et permettez-leur de joindre facilement une personne.

Un système téléphonique à IA gère-t-il d’autres langues?

Le système téléphonique S.M.A.R.T. répond dans plus de trente langues.

Voyez-le fonctionner

Voyez le système téléphonique S.M.A.R.T. répondre à six appels à la fois.

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