Avant d’investir dans un autre système clinique, posez ces cinq questions

La technologie clinique s’achète habituellement sous pression. Quelque chose fait visiblement mal, un fournisseur propose de le régler, et la décision se prend sur la foi d’une démonstration. Six mois plus tard, la douleur s’est déplacée sans disparaître.

Ces cinq questions sont celles qui valent la peine d’être posées avant de signer quoi que ce soit. Elles sont volontairement terre à terre, et ce sont elles qui distinguent un système qui aide d’un système qui s’ajoute à la pile.

1. Quel est exactement le problème, en heures?

Pas « l’accueil est pénible ». Combien de fois par semaine cela arrive-t-il, et combien de minutes chaque occurrence prend-elle? Multipliez.

La réponse surprend souvent, et pointe souvent ailleurs que vers ce qui agaçait le plus. Les tâches fréquentes et sans éclat coûtent presque toujours plus au total que la crise occasionnelle dont tout le monde se souvient.

2. Est-ce que ça écrit dans les systèmes que nous utilisons déjà?

C’est la question qui reçoit le plus souvent une réponse vague, et celle qui compte le plus.

Beaucoup d’outils liront vos données, les analyseront et les présenteront. Bien moins remettront le résultat dans votre système de dossiers, au bon patient, sans qu’une personne le ressaisisse. Si le résultat arrive sous forme de rapport que votre équipe doit ensuite saisir, vous avez acheté un autre genre de travail sans en réduire la quantité.

Demandez à voir l’écriture fonctionner sur vos propres systèmes, avec vos propres données.

3. Que se passe-t-il quand il n’est pas sûr?

Tout système rencontre des données qu’il ne peut pas traiter avec confiance : un document illisible, un patient qui existe peut-être déjà, une valeur qui ne concorde pas avec le dossier.

Deux comportements sont possibles. Il peut deviner, ou s’arrêter et demander à une personne. Un système qui devine est pire que pas de système du tout, parce que les erreurs sont silencieuses et vous les découvrez plus tard, dans un dossier. Exigez de voir le traitement des exceptions autant que le scénario idéal.

4. Qu’est-ce que ça permet à notre équipe d’arrêter de faire?

Une bonne technologie retire des étapes. Une étonnante proportion des logiciels cliniques en ajoute, en obligeant votre équipe à tenir un nouvel écran en plus de ceux qu’elle tient déjà.

Demandez précisément : une fois en place, qu’est-ce qui ne sera plus sur la liste de personne? Si la réponse honnête est « rien, mais ce sera mieux organisé », méfiez-vous. Vous achetez peut-être une couche de rapports et la payez en temps de personnel.

5. Qui en est responsable quand quelque chose change?

Les systèmes cliniques changent. Les fournisseurs mettent à jour leurs interfaces, les exigences évoluent, votre clinique ajoute un service. La question est de savoir qui est responsable quand cela arrive.

Les développements sur mesure et les chaînes d’outils maison échouent généralement ici en premier, parce que la réponse est « vous ». Il vaut la peine d’établir, avant de vous engager, si ce que vous achetez est entretenu par quelqu’un dont c’est le travail de le faire fonctionner, ou si l’entretien devient discrètement une responsabilité interne pour laquelle vous n’avez prévu personne.

Une sixième, si vous hésitez entre plusieurs options

Demandez ce que ça vous oblige à remplacer. Le coût d’un nouveau système est rarement la licence. C’est la nouvelle formation, la migration, la période où la moitié de l’équipe travaille à l’ancienne et l’autre à la nouvelle, et l’érosion silencieuse du service pendant ce temps.

Parfois, le remplacement est vraiment la bonne réponse. Souvent, le même résultat s’obtient en reliant ce que vous avez déjà, pour une fraction de la perturbation. Il vaut la peine de savoir dans quelle situation vous êtes avant de choisir.