Ontario : vos obligations de dépositaire de renseignements sur la santé (PHIPA)

Ce que vous devez faire

1. Désignez une personne-ressource.

   Les patients et le CIPVP ont besoin d’une personne à qui s’adresser.

   Choisissez quelqu’un pour traiter les questions de confidentialité, les demandes d’accès et les plaintes. Indiquez son nom ou son titre dans votre déclaration. CIPVP de l’Ontario

2. Publiez une déclaration écrite de vos pratiques relatives aux renseignements.

   Les patients ont le droit de savoir comment vous traitez leurs renseignements.

   Indiquez ce que vous recueillez et pourquoi, comment joindre votre personne-ressource, comment consulter ou faire corriger un dossier, et comment porter plainte auprès de vous et du CIPVP. Affichez-la dans votre clinique et sur votre site Web. PHIPA, article 16

3. Protégez les dossiers par des mesures raisonnables.

   Beaucoup d’atteintes commencent par une porte ouverte : un mot de passe partagé, un écran déverrouillé, une télécopie mal dirigée.

   Limitez l’accès aux personnes qui en ont besoin, utilisez une connexion robuste, verrouillez les appareils et signez des ententes avec chaque fournisseur qui traite des dossiers. PHIPA, article 12

4. Permettez aux patients de consulter et de corriger leur dossier.

   Ce sont leurs renseignements, et la loi fixe le délai.

   Répondez aux demandes d’accès dans les 30 jours. Vous pouvez prolonger une fois, d’au plus 30 jours, si vous indiquez par écrit au patient pourquoi. Répondez aussi aux demandes de rectification dans les 30 jours. CIPVP de l’Ontario, accès et rectification

5. Avisez les patients si leurs renseignements sont perdus, volés ou mal utilisés.

   Les patients ne peuvent se protéger que s’ils sont informés.

   Avisez-les à la première occasion raisonnable, et indiquez-leur qu’ils peuvent porter plainte au CIPVP. CIPVP de l’Ontario, déclarer une atteinte

6. Avisez le CIPVP dans les cas que prévoit le règlement.

   Certaines atteintes doivent être déclarées à l’autorité, quelle que soit leur ampleur.

   Ces cas comprennent le vol, l’utilisation ou la divulgation sans autorisation, une série d’atteintes semblables, et toute atteinte importante. CIPVP de l’Ontario

7. Transmettez au CIPVP vos statistiques annuelles sur les atteintes.

   Le CIPVP suit les atteintes dans l’ensemble du secteur de la santé.

   Si vous avez eu une atteinte durant l’année, transmettez vos statistiques au plus tard le 1er mars de l’année suivante, y compris les atteintes que vous n’aviez pas à déclarer sur le moment. CIPVP de l’Ontario, déclaration annuelle

8. Conservez les dossiers aussi longtemps que l’exige votre ordre.

   Les dossiers servent aux soins, à la facturation et aux plaintes bien après la consultation.

   Pour les médecins, l’OMCO exige 10 ans à compter de la dernière inscription pour les adultes, et 10 ans après le 18e anniversaire d’un mineur. Les autres ordres fixent leurs propres durées. OMCO, Medical Records Management (en anglais)

Pourquoi c’est important

La PHIPA considère votre déclaration publique comme un engagement envers les patients. Faire ce qu’elle dit, et pouvoir le démontrer, est ce qui protège votre clinique lorsqu’un patient pose une question ou que le CIPVP examine une plainte.

Erreurs courantes

• Une déclaration qui nomme une personne-ressource qui a quitté la clinique.
• Considérer une entente avec un fournisseur comme la responsabilité du fournisseur. Vous demeurez le dépositaire.
• Répondre de façon informelle à une demande d’accès et laisser passer les 30 jours.
• Oublier les statistiques du 1er mars parce que les atteintes de l’année étaient mineures.

Comment PulseAI vous aide

• Nous n’utilisons les renseignements de santé que pour faire le travail que votre clinique demande, et nous ne les partageons jamais.
• Toutes les personnes qui y travaillent se sont engagées par écrit aux mêmes règles.
• Si un renseignement est consulté ou partagé sans autorisation, nous vous le disons immédiatement.
• Vos registres d’accès et les résultats de nos évaluations des risques vous sont remis sur demande.

Voyez comment nous protégeons vos données dans le Centre de confiance.

Questions fréquentes